Fournisseur de services de paye
Configuration du système de paye avec fournisseur de services de paye
- Remplir le formulaire d’adhésion
Ces renseignements sont nécessaires pour confirmer la participation de l’organisation parraineuse au programme d’épargne-salaire. Formulaire d’adhésion de l’employeur ( SPONS ) - Réparation du système de transmission électronique des données
Une fois le formulaire d’adhésion rempli et retourné, assurez-vous que votre service de la paye communique avec votre fournisseur de services de paye pour demander officiellement la mise en place d’un système de transmission électronique des retenues salariales des employés à la Banque du Canada. Sinon, ces retenues ne seront pas transférées à la Banque du Canada et ne seront donc pas portées au crédit des régimes d’épargne des employés. Cette demande doit être soumise au plus tard le 31 octobre. - Transmission du numéro de votre organisation
N’oubliez pas de transmettre à votre service de la paye le numéro de l’organisation de cinq chiffres que la Banque du Canada attribuera à votre organisation à la réception de votre formulaire d’adhésion dûment rempli. Votre fournisseur de services de paye indiquera ce numéro lors de chaque transmission de données à la Banque du Canada, de manière à identifier clairement votre organisation. La Banque du Canada ne peut traiter un fichier sans le numéro de l’organisation ou comportant un numéro inexact. - Transmission de fichiers électroniques à la Banque du Canada
À chaque cycle de paye, votre fournisseur de services de paye envoie un fichier électronique à la Banque du Canada. Le fichier contient le détail des souscriptions de tous vos employés (par exemple, les nom et numéro d’assurance sociale de l’employé, la date de la paye et le montant à déduire) de même que le montant total des souscriptions. Les renseignements fournis ici sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne seront utilisés qu’aux fins prévues. Pour en savoir plus sur notre politique de confidentialité, rendez-vous aux avis importants. - Versement des souscriptions des employés à la Banque du Canada
À la réception du fichier et confirmation de sa validité, la Banque du Canada effectue un prélèvement automatique sur le compte bancaire de votre organisation (ou, le cas échéant, sur le compte de votre fournisseur de services de paye) pour le montant total des souscriptions de vos employés. Les souscriptions de vos employés seront appliquées à l’achat de leurs obligations et leurs régimes respectifs seront mis à jour. - Confirmation d’une transmission électronique réussie
La Banque du Canada vous confirmera la réussite de la transmission électronique de deux façons :- Confirmation du traitement des données transmises par votre fournisseur de services de paye. Si vous voulez recevoir cette confirmation, demandez à votre fournisseur de services de paye d’indiquer dans chaque fichier votre adresse électronique ou votre numéro de télécopieur.
- Confirmation du montant total des cotisations indiqué dans le fichier et qui sera porté au débit du compte bancaire de votre organisation. Vous ne recevrez cette confirmation qu’en cas de prélèvement de fonds sur le compte bancaire de votre organisation (et non pas le compte bancaire de votre fournisseur de services de paye). Si c’est le cas, indiquez votre adresse électronique ou votre numéro de télécopieur sur le formulaire d’adhésion. Pour des renseignements supplémentaires, communiquez avec le Service à la clientèle.
- Modifications entre les périodes de paye
Assurez-vous que votre service de paye informe votre fournisseur de services de paye de toute suspension, reprise, annulation ou modification des souscriptions faite entre deux périodes de paye, et ce, avant la prochaine période de paye. N’oubliez pas que vous pouvez déterminer la fréquence des modifications au cours de l’année. - Fusion avec une autre organisation ou changement de fournisseur de services de paye
Si votre organisation devait fusionner avec une autre ou encore décider de changer de fournisseur de services de paye ou d’utiliser un système de paye privé, veuillez en aviser le Service à la clientèle afin que les dispositions nécessaires soient prises.
