Système de paye privé
Si votre organisation est de taille moyenne ou grande et que vous utilisez un système de paye privé, vous devrez suivre les directives suivantes pour la transmission des données à la Banque du Canada.
1. Remplir le formulaire d’adhésion
Ces renseignements sont nécessaires pour confirmer la participation de l’organisation parraineuse au programme d’épargne-salaire. Formulaire d’adhésion de l’employeur ( SPONS )
2. Transmission du code d’identification de votre organisation
N’oubliez pas de transmettre à votre service de paye le numéro de l’organisation de cinq chiffres que la Banque du Canada attribuera à votre organisation à la réception de votre formulaire d’adhésion dûment rempli. Ce numéro doit accompagner chaque transmission de fichier à la Banque du Canada. La Banque du Canada ne peut traiter un fichier sans le numéro de l’organisation ou comportant un numéro inexact.
3. Préparation du système de transmission électronique des données
Consultez le guide des exigences techniques pour la préparation du système de transmission.
4. Test préalable à la première transmission
Le format du fichier et le système devant assurer sa transmission électronique à la Banque du Canada doivent être configurés et testés avant que celle-ci ne puisse recevoir et traiter votre première transmission. Le dernier délai pour terminer les tests est fixé au 31 octobre.
5. Transmission de fichiers électroniques à la Banque du Canada
Lorsque les présentes instructions seront en vigueur, votre système de paye pourra transférer un fichier électronique à la Banque du Canada à chaque cycle de paye. Ce fichier renferme le détail des souscriptions de tous vos employés (par exemple les nom et numéro d’assurance sociale de l’employé, la date effective de la paye et le montant à déduire) de même que le montant total des souscriptions. Les renseignements fournis sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne seront utilisés qu’aux fins prévues. Pour en savoir plus sur notre politique de confidentialité, rendez-vous aux avis importants.
Important !
Assurez-vous que votre service de la paye est bien au courant des exigences techniques. Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à communiquer avec le Service à la clientèle.
6. Versement des souscriptions des employés à la Banque du Canada
À la réception du fichier et confirmation de sa validité, la Banque du Canada effectue un prélèvement automatique sur le compte bancaire de votre organisation pour le montant total des souscriptions de vos employés. Les souscriptions de vos employés seront appliquées à l’achat de leurs obligations et leurs régimes respectifs seront mis à jour.
7. Confirmation d’une transmission électronique réussie
La Banque du Canada peut confirmer de trois façons la transmission électronique d’un fichier :
- elle confirme que le fichier est accepté ou rejeté;
- elle confirme que les lots de données salariales contenus dans le fichier ont été traités ou rejetés;
- elle confirme qu’elle portera au débit du compte bancaire de votre organisation le montant total des souscriptions indiqué dans le fichier ou dans les lots de données salariales.
Pour recevoir l’une ou l’autre des deux premières confirmations (1 et 2), recommandez à votre personnel des TI de se référer aux exigences techniques. Pour recevoir la confirmation du paiement par prélèvement du montant sur votre compte bancaire (3), fournissez-nous une adresse électronique ou un numéro de télécopieur dans le formulaire d’adhésion dûment rempli.
8. Modifications entre les périodes de paye
Vous devez informer votre service de la paye de toute suspension, reprise, annulation ou modification des souscriptions faite entre deux périodes de paye, et ce, avant la prochaine période de paye. Les employés peuvent suspendre leurs souscriptions en tout temps, mais c’est à vous qu’il incombe de déterminer la fréquence de toutes les autres modifications à faire au cours de l’année.
9. Fusion avec une autre organisation ou changement du système de paye
Si votre organisation devait fusionner avec une autre ou encore décider de changer son système de paye ou d’utiliser un fournisseur de services de paye, veuillez en aviser le Service à la clientèle pour que les dispositions nécessaires soient prises.
