Transmission Web
Si vous êtes une petite organisation avec moins de 250 employés, vous pouvez transmettre les données de souscription par FTP, RVA, ou par l’entremise de votre fournisseur de services de paye. Accessoirement, vous pouvez vous prévaloir de l’option de transmission Web. Ce système stocke les données relatives aux retenues salariales destinées à l’achat d’OEC sur notre site Web sécurisé, lequel est accessible et entretenu exclusivement par votre organisation. Sur autorisation de celle-ci, les données sont transmises à la Banque du Canada selon un calendrier prédéterminé.
Marche à suivre pour avoir accès au système de transmission Web :
- Remplir le formulaire d’adhésion
Cette étape est nécessaire pour enregistrer votre organisation en tant que promotrice du programme d’épargne-salaire et désigner la personne appelée (à titre d’abonné) à accéder aux données, à les mettre à jour et à les transmettre à la Banque du Canada. Formulaire d’adhésion de l’employeur (SPONS). - Obtenir un laissez-passer électronique
Un laissez-passer électronique est une preuve d’identité électronique exclusive (code utilisateur et mot de passe) qui vous permet d’accéder en toute sécurité aux services du gouvernement par Internet. Pour que votre laissez-passer électronique reste valide, vous devrez l’utiliser au moins une fois par année. Pour obtenir un laissez-passer électronique, cliquez ici aux fins d’inscription. Une fois sur le site, vous serez en mesure de créer votre propre code utilisateur et votre propre mot de passe. Vous devrez formuler trois questions et y répondre. On se servira de ces renseignements en cas d’oubli de votre mot de passe ou si vous voulez modifier celui-ci ou annuler votre laissez-passer électronique. - Se connecter au site de transmission Web pour la première fois
Dès que la Banque du Canada aura reçu le formulaire d’adhésion indiquant l’identité de l’abonné, un identificateur personnel (IDP) et un numéro d’identification personnel (NIP) seront envoyés à celui-ci par courriel. À l’ouverture de la première session sur le site de transmission Web, l’abonné recevra du système une invitation à introduire le code utilisateur et le mot de passe associés à son laissez-passer électronique.Une fois cette opération terminée, l’utilisateur sera orienté automatiquement vers le module de transmission Web où il introduira l’IDP et le NIP fournis par la Banque du Canada. (Veuillez noter que l’IDP et le NIP ne sont utilisés que pour la première ouverture de session sur le site de transmission Web. Pour les visites ultérieures, seuls le code utilisateur du laissez-passer électronique et le mot de passe connexe seront requis.) - Mener la campagne annuelle de souscription des OEC
Le directeur de campagne mènera la campagne de souscription par retenues salariales. - Mettre à jour le fichier de données des employés
La campagne génère un fichier électronique de toutes les cotisations faites pendant la campagne. Les directeurs de campagne doivent télécharger cette information afin de mettre à jour les contributions de chaque employés. - Saisir les fiches d’employés
L’abonné introduit dans la base de données le contenu des fiches d’employé (nom, NAS, montant du prélèvement, etc.) au plus tard avant la première période de paye de décembre de votre organisation. Les renseignements fournis sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne seront utilisés qu’aux fins prévues. Pour en savoir plus sur notre politique de confidentialité, rendez-vous aux avis importants. - Attendre la notification de la première retenue
Sur confirmation de la liste de paye de l’organisation par l’abonné, celui-ci recevra automatiquement la notification de la première retenue par télécopieur ou par courrier électronique quatre jours ouvrables avant chaque jour de paye prévu à la liste de paye de l’organisation. En l’absence d’un signe de sa part, un rappel lui sera envoyé deux jours ouvrables avant le jour de paye.
