Administration du programme
Tandis que nombreux changements et mises à jour surviennent pendant la période de ventes de la campagne (le mois d’octobre), vous pouvez compter sur un soutien constant tout au long de l’année.
Changements aux comptes
- Changements aux cotisations et comptes multiples
- Tout changement aux comptes multiples peut être effectué en ligne pendant le mois d’octobre. Après le 1er novembre, les employés cotisant à plusieurs régimes peuvent modifier la répartition de leur retenue salariale en communiquant avec le Service à la clientèle. Les nouveaux montants seront répartis proportionnellement dans chaque régime. Les employés souhaitant fermer un de leurs régimes doivent communiquer avec le Service à la clientèle pour faire ajuster leur cotisation par rapport aux régimes restants.
- Mises à jour des comptes des détenteurs d’OEC
- Les détenteurs de titres peuvent modifier leur compte en communiquant avec le Service à la clientèle.
- Suspensions et reprises des cotisations
- Les employés peuvent suspendre leurs souscriptions en tout temps. La reprise de celles-ci peut avoir lieu avant toute période de paye (selon la fréquence que votre organisation choisit d’utiliser). Il n’y a pas de pénalité à payer, et le solde continue à rapporter des intérêts même lorsque les versements sont interrompus.Quand un employé décide de suspendre sa souscription, vous et votre service de paye devez vous assurer que le nom de l’employé ou les autres renseignements le concernant sont retirés du fichier électronique soumis à la Banque du Canada à chaque cycle de paye. Toutefois, nous suggérons de tenir un registre des retenues suspendues afin d’en accélérer la reprise au besoin. L’employé peut faire un suivi de ses suspensions et reprises par le biais de ses talons de chèques de paye, de son relevé annuel ou en ligne aux Services en ligne OEC.
- Augmentations et réductions des cotisations
- Les employés peuvent réduire leur montant de cotisation à tout moment, sous réserve de la fréquence que vous aurez établie. Les augmentations au-delà du montant de cotisation prédéterminé pour l’année ne sont pas permises entre les campagnes. Toutefois, les augmentations au-delà de ce montant seront acceptées aux fins de rattrapage pourvu que le montant annuel des achats demeure approximativement le même (par exemple, une employée retourne au travail après un congé de maternité et souhaite se rattraper par rapport à son montant de cotisation). Sinon, les employés ne peuvent augmenter le montant de leur cotisation qu’à la campagne annuelle suivante (c’est à dire au mois d’octobre de l’année suivante).
- Annulations
- Les employés peuvent annuler les retenues salariales à tout moment. Les détenteurs d’obligations peuvent choisir d’encaisser leurs obligations ou de les laisser fructifier dans leur régime. Lorsqu’il y a annulation, il est important que votre organisation s’assure que le nom de l’employé et les renseignements le concernant sont retirés du fichier électronique soumis à la Banque du Canada.
- Départ
- Quand un employé participant quitte votre organisation, vous devez vous assurer que son nom et les renseignements personnels le concernant sont rayés du fichier électronique soumis à la Banque du Canada.Un employé quittant votre organisation peut :
- faire transférer son régime à un nouvel employeur s’il se joint à une organisation parraineuse du programme d’épargne-salaire – pour les mises à jour nécessaires, le nouvel employeur devra communiquer avec le Service à la clientèle et avoir sous la main les renseignements suivants : raison sociale et numéro de l’organisation (cinq chiffres) de son organisation, prénom et nom de famille de l’employé, raison sociale de l’ancien employeur. Des renseignements additionnels peuvent être requis pour identifier le nouvel employé;
- communiquer avec le Service à la clientèle pour se renseigner sur d’autres options.
- Encaissements
- Les détenteurs d’obligations peuvent encaisser le OEC en tout temps. Ils peuvent accéder à leur régime en ligne de façon sécuritaire aux Services en ligne OEC, ou appeler le Service à la clientèle. Si le détenteur est inscrit au service de virement automatique, l’argent sera déposé dans son compte après trois jours ouvrables. Si une demande d’encaissement est présentée dans les trois mois suivant la date de souscription, il n’y aura pas d’intérêt, et les demandes d’encaissement partiel seront refusées. De plus, le montant de la cotisation d’un employé sera bloqué pendant les 15 jours suivant la réception du montant par la banque. Les employés doivent prendre des dispositions avec la Banque du Canada pour que l’argent de l’encaissement soit déposé directement dans leur compte personnel.
Si les obligations sont détenues par plus d’un propriétaire ou que le propriétaire n’est pas l’employé d’une entreprise participante, les demandes de renseignements concernant le virement automatique et les remboursements peuvent être soumises au Service à la clientèle. Communiquez avec le Service à la clientèle pour les demandes d’encaissement du RER du Canada.
Les détenteurs de titres recevront un rapport annuel décrivant l’état de leur portefeuille, les intérêts accumulés, les achats et les encaissements faits tout au long de l’année. Un reçu T5 leur sera envoyé pour leur déclaration de revenus si leurs intérêts sont égaux ou supérieurs à 50 $ Pour plus d’information, communiquez avec le Service à la clientèle.
Suivi des fiches d’employés
Vos employés peuvent rapidement et facilement s’assurer que les montants retenus sur leur salaire leur ont été crédités conformément aux directives. Il leur suffit de sélectionner les Services en ligne OEC ou de consulter leur fiche de paye.
Les détenteurs d’obligations reçoivent un relevé de fin d’année sur l’état actuel de leur portefeuille ainsi que sur les transactions, achats et encaissements effectués. En outre, les employés peuvent se renseigner sur leur régime en communiquant avec le Service à la clientèle.
Site de mise à jour du profil de l’employeur
Allez à Mettre à jour le profil de mon organisation pour revoir et améliorer le profil de votre organisation pour votre prochaine campagne.
