Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions concernant les récents changements apportés au programme, la gestion des comptes des employés, la cessation de la transmission de fichiers de retenues salariales et la mise à jour du profil d’employeur.

Changements apportés au programme

Dans le budget de 2017, le gouvernement du Canada a annoncé sa décision de mettre fin à la vente des Obligations d’épargne du Canada (OEC) le 1er novembre. Il n’y aura donc plus de campagnes de souscription en octobre ni de nouvelles adhésions au programme.

Les employés qui participent actuellement au programme pourront continuer de cotiser à leurs régimes d’épargne-salaire jusqu’au 31 octobre 2017. Les fonds (le capital et l’intérêt) détenus dans leurs régimes sont protégés et garantis, et leurs obligations continueront à rapporter des intérêts jusqu’à leur encaissement ou leur échéance, selon la première occurrence. Nous vous encourageons à communiquer l’annonce à vos employés si ce n’est déjà fait. Du matériel de communication a été mis à votre disposition à cette fin.

Tous les fichiers relatifs aux retenues salariales normales prévues doivent être transmis à la Banque du Canada selon la procédure habituelle jusqu’à cette date. Consultez la liste des principales activités à entreprendre en 2017. Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la foire aux questions à l’intention des employeurs.

Activités liées aux comptes

Modification ou cessation des cotisations

La décision d’accepter ou non de modifier les cotisations ou d’y mettre fin avant le 31 octobre 2017 est laissée à la discrétion de l’organisation.

Vous devez veiller à ce que les modifications soient apportées à votre système de paye et à ce que le fichier de retenues salariales soit envoyé à la Banque du Canada à chaque cycle de paye jusqu’au 31 octobre 2017 à 18 h (HE). Si un employé met fin à ses cotisations, il est important que vous vous assuriez de retirer son nom et les renseignements le concernant du fichier de retenues salariales soumis à la Banque du Canada.

Modification des cotisations et comptes multiples

Les employés qui cotisent à plus d’un régime et qui désirent modifier le montant de leurs cotisations de façon à ce que les nouveaux montants soient appliqués à leurs différents régimes, ou qui souhaitent fermer l’un de ceux-ci pour que leurs cotisations soient affectées aux régimes restants, doivent communiquer avec le Service à la clientèle.

Encaissements

Les titulaires de régime d’épargne-salaire peuvent encaisser leurs fonds en tout temps par l’entremise des Services en ligne OEC. Les cotisations d’un employé sont gelées pendant quinze jours à partir de la date à laquelle la Banque du Canada les reçoit.

L’argent sera viré automatiquement sur le compte bancaire de l’employé dans un délai de quatre jours ouvrables si les renseignements relatifs au virement automatique sont déjà au dossier. Les employés titulaires d’un régime individuel peuvent s’inscrire au virement automatique ou modifier leurs renseignements bancaires à partir des Services en ligne OEC. Les titulaires d’un régime conjoint ou de tiers doivent remplir le Formulaire pour le changement d’adresse et le virement automatique (COADD(FR)).

Suspensions et reprises

Si des employés de votre organisation continuent à cotiser à leur régime pendant qu’ils sont en congé, leurs cotisations continueront à être prélevées sur leur paye jusqu’au 31 octobre 2017.

Si votre organisation l’autorise, les employés peuvent suspendre leurs cotisations avant le 31 octobre 2017 en veillant à vous en informer. Il n’y a pas de pénalité ou de frais à payer, et le solde de leur régime continue à rapporter des intérêts même quand les cotisations sont interrompues. Assurez-vous que le système de la paye est mis à jour en conséquence et supprimez le nom de ces employés ainsi que les renseignements qui les concernent du fichier de retenues salariales soumis à la Banque du Canada à chaque cycle de paye.

Les reprises peuvent avoir lieu avant n’importe quelle période de paye avant le 31 octobre 2017, selon la fréquence retenue par votre organisation.

Départs

Quand un employé participant quitte votre organisation, celle-ci (ou son fournisseur de services de rémunération) doit s’assurer que le nom de cet employé et les renseignements le concernant sont retirés du fichier de retenues salariales soumis à la Banque du Canada.

Relevés et feuillets T5

Les titulaires d’un régime individuel d’épargne-salaire qui possèdent un compte en ligne recevront un avis par courriel à l’adresse figurant au dossier les informant que leurs relevés électroniques sont accessibles dans Les Services en ligne OEC. Les titulaires d’un autre type de régime d’épargne-salaire recevront leur relevé par la poste à l’adresse figurant au dossier.

Le relevé annuel indique les obligations détenues, les intérêts courus, le montant des cotisations et les encaissements effectués pendant l’année. Si les intérêts courus annuellement s’élèvent à 50 dollars ou plus, un feuillet T5 est émis aux fins de déclaration fiscale.

Suivi des dossiers des employés

Les employés peuvent s’assurer que les montants retenus sur leur salaire leur ont été crédités. Il leur suffit soit d’aller dans Les Services en ligne OEC pour accéder en ligne à leur régime, soit de consulter leur fiche de paye. Les titulaires de régime peuvent également s’inscrire au virement automatique, suivre l’activité de leur régime, effectuer un changement d’adresse ou mettre à jour les renseignements sur leur compte en ouvrant une session dans Les Services en ligne OEC.

Mise à jour du profil de l’employeur

Si des modifications doivent être apportées aux renseignements relatifs à votre organisation (p. ex., nouvelle personne-ressource), vous pouvez les faire à partir du Centre de ressources du programme d’épargne-salaire. Veuillez noter que vous n’aurez plus accès au Centre de ressources après le 31 octobre 2017 à 18 h (HE).

Renseignements additionnels

Accusé de réception du fichier de retenues sur salaire

Vous devriez recevoir un accusé de réception de votre fichier de retenues salariales dans les 24 à 48 heures suivant la transmission. Si vous n’avez pas reçu de confirmation, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle du programme d’épargne-salaire.

Cessation de la transmission des fichiers de retenues salariales

Service de transmission Web

Si votre organisation est de petite taille et qu’elle compte moins de 250 employés, vous pouvez transmettre les renseignements sur leurs cotisations au moyen du service de transmission Web sécurisé jusqu’au 31 octobre 2017 à 18 h (HE). Après cette date, la Banque du Canada retirera la fonctionnalité de transmission et les fichiers de retenues salariales ne seront plus acceptés.

Système de paye privé

Si votre organisation est de taille moyenne ou grande et que vous utilisez un système de paye privé pour transmettre les renseignements sur les cotisations des employés à la Banque du Canada, il vous faudra informer votre service des technologies de l’information qu’il doit cesser d’envoyer les fichiers de retenues salariales à la Banque du Canada après le 31 octobre 2017 à 18 h (HE).

Fournisseur de services de rémunération

Si votre organisation a recours à cette option, il vous faut informer votre fournisseur de services de rémunération qu’il doit cesser les prélèvements de cotisations sur la paye des employés après le 31 octobre 2017 à 18 h (HE).