Obligations d’épargne du Canada

Fichier de mise à jour des cotisations SELOEC

Renseignez-vous sur la marche à suivre pour utiliser le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC. Visionnez la courte vidéo sur le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC pour en apprendre davantage sur le contenu du fichier, son téléchargement à partir du Centre de ressources PES et le moment où vous devez actualiser les dossiers des employés dans votre système de paye.

Disposition des enregistrements

Le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC renferme des renseignements sur les opérations effectuées par les employés de votre organisation. Les deux dispositions ci-dessous sont offertes; elles renferment les mêmes données, mais présentées de manière différente.

Fichier de mise à jour des cotisations SELOEC – Données séparées

  • Le montant total des cotisations versées par chaque employé est ventilé entre les cotisations versées dans un compte d’Obligations d’épargne du Canada (OEC) et celles versées dans un compte du Régime d’épargne-retraite (RER) du Canada, qui figurent sur deux lignes distinctes.
  • Si votre organisation offre l’option RER du Canada et utilise deux codes de transmission (codes 30 et 40, respectivement, pour les souscriptions d’OEC et les cotisations au RER), les fichiers ASCII et Excel contiennent un champ de plus qui précise si la cotisation de l’employé est affectée à son régime d’OEC ou à son RER (pour un total de 12 champs).
  • Si un employé effectue les deux types d’achat, deux enregistrements (lignes) lui seront attribués : le premier pour les souscriptions d’OEC, et le second, pour les cotisations au RER.

Fichier de mise à jour des cotisations SELOEC – Données combinées

  • Utilisez ce fichier si votre organisation n’offre pas l’option RER.
  • Le montant total des cotisations versées par l’employé (pour les OEC achetées pour un compte non enregistré et, le cas échéant, les OEC achetées pour un compte RER du Canada) s’affiche dans un seul champ.
  • Les fichiers ASCII et Excel comportent une ligne (enregistrement) pour chaque employé; autrement dit la combinaison du retour de chariot et du changement de ligne marque la fin d’un enregistrement.
  • Chaque enregistrement renferme 11 champs (éléments d’information).
  • Dans le fichier ASCII, les champs sont séparés par des tabulations (lesquelles marquent la fin des champs).
  • Si un champ est vierge, le fichier ne renferme qu’une tabulation pour le représenter.
  • Les champs n’ont pas de longueur fixe ni d’éléments de remplissage, et il n’y a pas d’espaces avant ou après les éléments de données.

Vous devez télécharger seulement UN de ces deux fichiers pour que la synchronisation des données sur les opérations de vos employés se fasse après la dernière paye du mois de novembre et mettre à jour le système de paye de votre organisation de manière à appliquer les retenues appropriées à la paye des employés. C’est la seule façon de transférer en toute sécurité les données confidentielles de vos employés. Pour des raisons de sécurité, le nombre de tentatives de téléchargement du fichier est limité à cinq. Après cinq tentatives, vous devez communiquer avec le Service à la clientèle du programme d’épargne-salaire.

La mise à jour doit être effectuée à temps pour que toutes les données soient en place avant la première paye du mois de décembre.

Les champs de chaque enregistrement (de gauche à droite) sont décrits ci-après.

Nom du champ

Caractéristiques

No d’employé

Code exclusif fourni par l’employeur (correspond souvent au numéro de paye de l’employé) – maximum de 20 caractères

Prénom

Maximum de 15 caractères

Deuxième prénom

Maximum de 15 caractères

Nom

Maximum de 30 caractères

NAS

9 caractères numériques – aucun séparateur

Date de naissance

10 caractères sous la forme « aaaa-mm-jj »

No au domicile

10 caractères numériques – aucun séparateur

No au travail

10 caractères numériques – aucun séparateur

Choix de langue

Un seul caractère – « E » pour anglais ou « F » pour français

Cotisations

Montant à prélever sur chaque paye. Ce montant est toujours positif et renferme un point décimal suivi de deux chiffres. Il n’y a pas de séparateur.  

Action  

Ce champ renferme la mention « Ajout » pour indiquer qu’un employé participe au programme pour la première fois ou « Changement » pour indiquer que le montant prélevé sur la paye d’un employé participant a été modifié.

Régime

Ce champ renferme la mention « OEC » pour indiquer une souscription d’OEC ou « RER » pour indiquer une cotisation au RER.

Ce champ n’est présent dans le fichier texte que si :

  • vous téléchargez le fichier de données séparées;
  • votre organisation offre l’option RER et souhaite distinguer les souscriptions d’OEC des cotisations au RER.

Type d’inscription

Les mentions « AJOUT » ou « CHANGEMENT » figurant dans le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC indiquent la situation de l’employé à l’égard de sa participation au programme. Ainsi, si l’employé est inscrit comme :

  • « nouveau » participant au programme d’épargne-salaire, le montant de la retenue totale indiqué dans le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC dans le cas des opérations confirmées sera accompagné de la mention « AJOUT »;
  • participant « déjà inscrit » au programme d’épargne-salaire, le montant de la retenue totale indiqué dans le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC dans le cas des opérations confirmées sera accompagné de la mention « CHANGEMENT ».

Si un employé s’est inscrit plus d’une fois en utilisant le numéro de votre organisation, chacune des cotisations de cet employé figurera sur une ligne distincte dans le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC.

Présentation du fichier mise à jour des cotisations SELOEC

Les employeurs peuvent utiliser le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC pour transférer les données concernant les retenues salariales au système de paye de l’employeur (format ASCII à utiliser pour le traitement automatisé de la paye); il s’agit soit d’écrire un petit programme permettant de lire chaque champ de chaque enregistrement stocké dans le fichier et de mettre à jour le système de paye, soit d’imprimer le fichier pour ensuite saisir les données à la main. Il incombe à chaque employeur d’assurer l’exactitude des retenues.

Le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC (que les données soient combinées ou séparées) est fourni dans le format de votre choix : a) un fichier texte ASCII (format comprimé) qui contient des données délimitées par des tabulations; b) format Excel de Microsoft. Il est téléchargeable à partir du site sécurisé. Il porte le nom AAAA­_OrgID.txt ou AAA_OrgID.xls, où AAAA correspond à l’année et OrgID au numéro d’organisation attribué à chaque employeur participant au programme, p. ex. 2015_99999.txt. Les deux fichiers renferment du texte brut et ne sont pas chiffrés. Pour imprimer le fichier de format feuille de calcul (aux fins de saisie manuelle dans un système de paye, p. ex.), ouvrez-le dans le logiciel Excel de Microsoft. Pour le fichier texte, cependant, le formatage est mieux protégé lorsqu’on utilise un éditeur de texte simple comme la fonction Bloc-notes de Microsoft (que l’on trouve dans le dossier « Accessoires » de la plupart des systèmes d’exploitation).

Les employeurs qui comptent un grand nombre d’employés participants peuvent décider d’écrire un court programme pour importer les données du fichier texte dans leur système de paye. Il incombe à chaque employeur participant de s’assurer par des essais ou de toute autre façon de l’exactitude de tout progiciel d’importation employé.

Exigences pour le téléchargement

  • Avant le début de la campagne, vous devriez procéder à un essai pour vous assurer que le téléchargement du fichier s’effectuera correctement sur votre ordinateur. Pour ce faire, cliquez sur testez la fonction de téléchargement du fichier de mise à jour des cotisations SELOEC. Veillez à ce que votre ordinateur soit paramétré de façon à :
    • pouvoir recevoir des fichiers comprimés;
    • permettre l’ouverture de fenêtres intempestives;
    • reconnaître le Centre de ressources PES comme un site de confiance.

    Rappel : Le fichier renferme les données sur les nouvelles cotisations et sur les modifications apportées aux cotisations existantes.

  • Si vous êtes responsable de plusieurs organisations, téléchargez le fichier de mise à jour des cotisations SELOEC de chacune d’elles.